Angebote, Teil- und Schlussrechnungen – der komplette Workflow

Überblick: Die Belegarten in TivApp

Weg A: Einfache Rechnung aus einem Arbeitsauftrag

Für Aufträge die in einem Schritt abgerechnet werden.

1. Arbeitsauftrag öffnen: Öffnen Sie den erledigten Arbeitsauftrag.
2. Verkaufsbeleg erstellen: Klicken Sie im Reiter Kopfdaten auf "Verkaufsbeleg erstellen".
3. Belegart: Rechnung: Wählen Sie als Belegart "Rechnung" und bestätigen Sie mit OK.
4. Positionen prüfen: Prüfen Sie die übernommenen Positionen und Preise.
5. Finalisieren: Klicken Sie auf "Finalisieren". Die Rechnung ist nun buchungsrelevant und gesperrt.

Weg B: Angebot aus einem Arbeitsauftrag erstellen

1. Positionen generieren: Im Arbeitsauftrag: Reiter Pos → "Positionen generieren" klicken.
2. Verkaufsbeleg erstellen: Im Reiter Kopfdaten auf "Verkaufsbeleg erstellen" klicken.
3. Belegart: Angebot: Als Belegart "Angebot" wählen und mit OK bestätigen.
4. Angebot versenden: Das Angebot per E-Mail an den Kunden versenden.
5. Angebot → Auftrag: Nach Auftragserteilung: Im Angebot auf "In Auftrag umwandeln" klicken.

Weg C: Teilrechnungen und Schlussrechnung (mehrstufige Abrechnung)

1. Teilrechnung erstellen

1. Arbeitsauftrag öffnen: Öffnen Sie den Arbeitsauftrag im Büro.
2. Verkaufsbeleg erstellen: Kopfdaten → "Verkaufsbeleg erstellen".
3. Belegart: Teilrechnung: Wählen Sie "1. Teilrechnung". Vergeben Sie über den Stern-Button eine Vorgangsnummer.
4. Positionen auswählen: Optional: Nur selektierte Positionen übernehmen wenn nicht alle in die erste TR sollen.
5. Finalisieren: Teilrechnung prüfen und finalisieren.

2. und weitere Teilrechnungen erstellen

1. Vorgänger-TR kopieren: Öffnen Sie die letzte Teilrechnung und klicken Sie auf "Kopieren". TivApp erstellt automatisch eine 2. Teilrechnung.
2. Neue Positionen hinzufügen: Fügen Sie die neuen Positionen aus dem Arbeitsauftrag hinzu (Verkaufsbeleg erstellen → bestehenden erweitern → Belegnummer auswählen).
3. Finalisieren: Alle Positionen prüfen und finalisieren.

Schlussrechnung erstellen

1. Letzte TR umwandeln: Öffnen Sie die letzte Teilrechnung. Klicken Sie auf den Pfeil-Button "In Schlussrechnung umwandeln".
2. Restliche Positionen ergänzen: Falls noch offene Positionen vorhanden: Arbeitsauftrag → Verkaufsbeleg erstellen → bestehende Schlussrechnung erweitern → nur selektierte Positionen.
3. Zuwachs prüfen: Die Schlussrechnung zeigt: Gesamtsumme – bereits fakturierte Teilrechnungen = Restforderung (Zuwachs).
4. Finalisieren: Schlussrechnung prüfen und finalisieren.

Weg D: Anzahlungsrechnung

Für Abschlagsrechnungen ohne konkrete Positionen (z. B. 50% des Auftragsvolumens):

1. Verkaufsbeleg erstellen: Im Arbeitsauftrag: Kopfdaten → "Verkaufsbeleg erstellen" → Belegart "Anzahlungsrechnung".
2. Positionen löschen: Die automatisch übernommenen Positionen löschen und stattdessen eine manuelle Position "Erste Anzahlung" mit dem gewünschten Betrag eintragen.
3. Schlussrechnung: Bei der Schlussrechnung: Die Anzahlungsposition oder deren Preis aus der Schlussrechnung entfernen, damit kein doppelter Abzug entsteht.